در دنیای پیچیده امروز، مشکلات در ابعاد مختلف زندگی شخصی و کاری ما بروز می‌کنند. مواجهه با این چالش‌ها و یافتن راه‌حل‌های مؤثر برای آن‌ها، نیازمند ابزارهایی کارآمد است. یکی از این ابزارهای قدرتمند و در عین حال ساده، تکنیک “۵ چرا” (۵ Whys) است که به شما کمک می‌کند به جای پرداختن به نشانه‌های سطحی مشکلات، به ریشه و علت اصلی آن‌ها دست یابید و راه‌حل‌هایی پایدار ارائه دهید.

تکنیک ۵ چرا چیست؟

تکنیک ۵ چرا یک روش پرسشگری تحلیلی است که با پرسیدن مکرر سؤال “چرا؟” به دنبال کشف روابط علت و معلولی یک مشکل خاص می‌گردد. هدف اصلی این روش، فراتر رفتن از دلایل ظاهری و رسیدن به علت ریشه‌ای است که با حل آن، از بروز مجدد مشکل جلوگیری شود. این تکنیک اولین بار توسط ساکیشی تویودا، بنیان‌گذار شرکت تویوتا، استفاده شد و به بخش جدایی‌ناپذیری از سیستم تولید تویوتا تبدیل شد.

فلسفه اصلی این روش مبتنی بر مشاهده دقیق و درک واقعی شرایط موجود است.

چرا از تکنیک ۵ چرا استفاده کنیم؟

استفاده از تکنیک ۵ چرا مزایای متعددی دارد که آن را به ابزاری ارزشمند در حل مسئله تبدیل می‌کند:

شناسایی علت ریشه‌ای: این تکنیک به شما امکان می‌دهد تا به عمق مشکلات نفوذ کرده و دلایل اصلی بروز آن‌ها را کشف کنید، نه فقط نشانه‌های سطحی را برطرف نمایید.

سادگی و سهولت اجرا: تکنیک ۵ چرا نیازی به ابزارها یا دانش تخصصی پیچیده ندارد و به راحتی توسط افراد یا تیم‌ها قابل اجرا است.

پیشگیری از تکرار مشکلات: با شناسایی و رفع علت ریشه‌ای، احتمال تکرار مشکلات مشابه در آینده به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد.

تقویت تفکر تحلیلی: این روش افراد را تشویق می‌کند تا به صورت عمیق‌تر به مسائل نگاه کرده و روابط علت و معلولی را درک کنند.

افزایش کارایی: با حل ریشه‌ای مشکلات و جلوگیری از تکرار آن‌ها، اتلاف منابع (زمان، هزینه، انرژی) کاهش یافته و کارایی کلی افزایش می‌یابد.

مراحل اجرای تکنیک ۵ چرا:

اجرای تکنیک ۵ چرا فرآیندی ساده و گام به گام است:

۱- مشکل را به وضوح تعریف کنید:

اولین گام، بیان دقیق و مشخص مشکلی است که قصد حل آن را دارید. مطمئن شوید که همه اعضای تیم درک مشترکی از مشکل دارند.

۲- اولین “چرا” را بپرسید:

از خود بپرسید “چرا این مشکل رخ داده است؟” و اولین پاسخ مستقیمی که به ذهنتان می‌رسد را یادداشت کنید. این پاسخ، علت اولیه یا مستقیم مشکل است.

۳- برای هر پاسخ، دوباره “چرا” بپرسید:

پاسخی که به دست آورده‌اید را مبنا قرار داده و دوباره بپرسید “چرا این اتفاق افتاد؟”. این فرآیند پرسش و پاسخ را تکرار کنید.

۴- ادامه دهید تا به ریشه مشکل برسید:

این چرخه پرسش “چرا؟” را تا زمانی ادامه دهید که به پاسخی برسید که دیگر نتوان “چرای” منطقی برای آن مطرح کرد یا پاسخی که به یک فرآیند معیوب یا فقدان یک فرآیند اشاره دارد. عدد ۵ صرفاً یک قاعده سرانگشتی است و ممکن است برای رسیدن به ریشه مشکل به کمتر یا بیشتر از ۵ چرا نیاز داشته باشید.

۵- علت ریشه‌ای را تحلیل کرده و اقدامات اصلاحی را تعیین کنید:

پس از رسیدن به علت ریشه‌ای، آن را به دقت تحلیل کنید و اقدامات لازم برای رفع آن را شناسایی و برنامه‌ریزی نمایید.

۶- اقدامات اصلاحی را مستندسازی و پیگیری کنید:

راه‌حل‌های اجرا شده را ثبت کرده و تأثیر آن‌ها را در بلندمدت پیگیری کنید تا مطمئن شوید مشکل به طور کامل حل شده و مجدداً بروز نخواهد کرد.

محدودیت‌های تکنیک ۵ چرا:

با وجود سادگی و کارایی، تکنیک ۵ چرا ممکن است در برخی موارد محدودیت‌هایی داشته باشد:

۱- ساده‌سازی بیش از حد مشکلات پیچیده:

برای مشکلات بسیار پیچیده با عوامل متعدد و روابط در هم تنیده، ۵ چرا ممکن است به تنهایی کافی نباشد و نیاز به ابزارهای تحلیلی کامل‌تری باشد.

۲- وابستگی به دانش و تجربه فرد یا تیم:

کیفیت نتایج به شدت به توانایی و دانش افرادی که سؤالات را می‌پرسند و پاسخ می‌دهند وابسته است.

۳- خطر توقف در علائم میانی:

اگر فرآیند پرسش “چرا؟” به درستی هدایت نشود، ممکن است تیم در یافتن علت ریشه‌ای ناکام مانده و در علائم میانی متوقف شود.